Formularz ofertowy każe wpisać cenę dwa razy: raz cyframi, raz słownie. Brzmi jak zabezpieczenie — w praktyce jest to jedno z najczęstszych źródeł sporów przed Krajową Izbą Odwoławczą. Wykonawca myli cyfrę, zamawiający staje przed pytaniem, czy ma przed sobą omyłkę do poprawienia, czy ofertę do odrzucenia. Odpowiedź bywa kosztowna w obie strony: bezpodstawne odrzucenie to uwzględnione odwołanie, bezpodstawne poprawienie to zarzut prowadzenia negocjacji po otwarciu ofert.

Poniżej pokazujemy, jak rozstrzygnąć taki przypadek i gdzie przebiega granica między omyłką a błędem nieusuwalnym.

Przypadek z praktyki

Roboty budowlane, tryb podstawowy. W tabeli formularza ofertowego wykonawca wpisał:

cena netto (cyframi): 1 478 000,00 zł
wartość podatku VAT 23%: 402 040,00 zł
wartość brutto (cyframi): 2 150 040,00 zł

a pod tabelą:

netto słownie: jeden milion siedemset czterdzieści osiem tysięcy złotych
brutto słownie: dwa miliony sto pięćdziesiąt tysięcy czterdzieści złotych

Pierwszy odruch: mamy dwie ceny netto — 1 478 000 zł i 1 748 000 zł — czyli dwa oświadczenia woli. Odruch drugi: przecież przy rozbieżności rozstrzyga zapis słowny. Oba są błędne. Rozstrzyga rachunek.

Sprawdźmy:

1 748 000 × 23% = 402 040 — dokładnie kwota VAT z formularza
1 748 000 + 402 040 = 2 150 040 — dokładnie kwota brutto cyframi i słownie
2 150 040 ÷ 1,23 = 1 748 000

a dla wartości odstającej:

1 478 000 × 23% = 339 940 — nie zgadza się z niczym
1 478 000 + 402 040 = 1 880 040 — nie zgadza się z niczym

Formularz sam narzucał działanie (brutto = netto + VAT) i stawkę podatku. Cztery zapisy tworzą spójny układ, jeden z niego wypada. Błąd to transpozycja cyfr — 47 zamiast 74. Sposób poprawienia jest jeden jedyny: cena netto wynosi 1 748 000,00 zł, cena brutto pozostaje bez zmian.

Nie ma ustawowego pierwszeństwa zapisu słownego

To założenie pokutuje w praktyce i warto je wyraźnie obalić. Ustawa Pzp nie zawiera żadnej reguły kolizyjnej dla zapisu cyfrowego i słownego. Poprzednia ustawa z 2004 r. taką regułę znała — przy cenie ryczałtowej pierwszeństwo miał zapis słowny — ale przepis ten został uchylony. KIO zwracała uwagę, że jego usunięcie nie oznacza jednak, iż oferta z rozbieżnością cenową jest automatycznie zdyskwalifikowana z prawa do poprawienia (wyrok z 24 stycznia 2018 r., KIO 75/18).

Reguła „słowa przed cyframi” pochodzi z prawa wekslowego i jest przepisem szczególnym — nie da się jej przenieść na oferty przetargowe.

Rozstrzyga więc nie forma zapisu, lecz wykładnia oświadczenia woli dokonana na podstawie całej treści oferty (art. 65 k.c. w zw. z art. 8 ust. 1 Pzp). W opisanym przypadku zapis słowny okazał się prawidłowy nie dlatego, że jest słowny, ale dlatego, że potwierdzają go kwota VAT i kwota brutto. Gdyby to zapis słowny wypadał z układu, poprawieniu podlegałby on.

Omyłka pisarska czy rachunkowa?

Art. 223 ust. 2 Pzp rozróżnia trzy kategorie. Izba wytycza granicę między pkt 1 a pkt 2 prosto: omyłka pisarska dotyczy pisowni, omyłka rachunkowa — działań matematycznych (wyrok z 30 maja 2022 r., KIO 1289/22).

W naszym przypadku sam wpis to wprawdzie potknięcie „literowe”, ale zarówno wykrycie błędu, jak i ustalenie jedynej poprawnej wartości następuje przez działanie arytmetyczne na danych z oferty. Podstawą będzie więc art. 223 ust. 2 pkt 2 Pzp, z powołaniem alternatywnie pkt 1. W praktyce warto w zawiadomieniu wskazać oba — skutek jest identyczny, a ryzyko zarzutu błędnej kwalifikacji maleje.

Co istotne: poprawienie omyłki z pkt 1 i 2 następuje z urzędu i bez zgody wykonawcy. Procedura wyrażania zgody z art. 223 ust. 3 Pzp dotyczy wyłącznie tzw. innej omyłki z pkt 3 (wyrok z 8 lutego 2022 r., KIO 185/22).

Co mówi orzecznictwo KIO

Wyrok z 28 października 2022 r., KIO 2689/22 — przypadek najbliższy. Przy rozbieżności między wartością netto a brutto Izba uznała, że skoro prawidłowo wyliczono kwotę brutto i kwotę podatku VAT, to właśnie te wartości powinny stanowić podstawę wyliczeń, a poprawieniu podlega kwota netto. To odwrócenie intuicyjnego kierunku „netto jest bazą, brutto się wylicza”. Izba podkreśliła, że nie mamy tu do czynienia z błędem w obliczeniu ceny, lecz z omyłką możliwą do poprawienia.

Wyrok z 24 lutego 2023 r., KIO 382/23 — rozbieżność cyfry i słowa wprost. Wykonawca wpisał cyfrowo 345 00,00 zł przy zapisie słownym „trzysta czterdzieści pięć tysięcy”. Izba uznała za oczywiste, że omyłka tkwi w zapisie cyfrowym, opierając się na zgodności zapisów w dwóch formularzach, na logice postawienia spacji oraz na nierealności niższej kwoty. Bardzo ważna teza dodatkowa: ocena, czy zachodzi oczywista omyłka, nie może zależeć od reguł narzuconych w SWZ, zwłaszcza gdy ich zastosowanie prowadzi do wniosków sprzecznych z logiką i doświadczeniem życiowym.

Wyrok z 24 stycznia 2022 r., KIO 16/22 — definicja robocza omyłki rachunkowej. Przebieg działania matematycznego musi dać się prześledzić, błąd musi dać się stwierdzić na podstawie reguł tego działania i poprawić wyłącznie w jeden sposób, niebudzący wątpliwości, przy czym zamawiający posiłkuje się danymi zawartymi w ofercie. Gdy brakuje któregokolwiek elementu działania, omyłka traci walor oczywistości.

Wyrok z 13 lipca 2023 r., KIO 1880/23 — przeszkodą dla poprawienia nie jest ani liczba omyłek, ani ich znaczenie; poprawa omyłki rachunkowej może mieć nawet istotny wpływ na wysokość zaoferowanej ceny. Skala różnicy sama w sobie nie blokuje więc korekty.

Gdzie kończy się omyłka

Wyrok z 1 czerwca 2021 r., KIO 1040/21 — najważniejsze ostrzeżenie proceduralne dla zamawiających. Wykonawca wpisał 1.550.000,00 zł i słownie „jeden milion siedemset dziewięćdziesiąt dziewięć tysięcy”. Zamawiający wezwał go, aby wskazał, która cena jest wiążąca. Izba uznała, że z treści oferty nie wynikały dane pozwalające stwierdzić omyłkę ani ustalić prawidłową cenę, a wykonawca — znający już ceny konkurentów — nie wyjaśniał oferty, tylko dokonywał wyboru ceny. Skutek: naruszenie art. 218 ust. 1 i art. 16 Pzp, odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp. Nieuprawnione było zarówno wezwanie do wyjaśnień, jak i późniejsze poprawienie omyłki.

Wyroki z 7 lutego 2023 r., KIO 184/23 oraz z 30 marca 2023 r., KIO 738/23 — gdy możliwych wariantów poprawienia jest wiele, a ustalenie prawidłowej wartości wymagałoby uzupełnienia oferty o treść w niej pierwotnie niezawartą, korekta jest niedopuszczalna. W pierwszej sprawie Izba uznała, że zamawiający w istocie przeprowadził negocjacje zmierzające do zmiany cen ofertowych.

Różnica jest więc jasna. Rozbieżność jest usuwalna, gdy pozostała treść oferty wskazuje jeden wynik. Jest nieusuwalna, gdy oferta zawiera dwie równorzędne, niesprawdzalne ceny — wtedy wykonawca de facto złożył ofertę alternatywną.

Instrukcja dla zamawiającego

1. Policz. Sprawdź, czy dane z oferty (ceny jednostkowe, kwota VAT, kwota brutto, kosztorys, tabela elementów scalonych, formularz na platformie) układają się w jeden spójny wynik. To jedyne kryterium, które naprawdę rozstrzyga.

2. Nigdy nie pytaj wykonawcy, która cena jest wiążąca. To scenariusz z KIO 1040/21. Jeśli kierujesz pytanie w trybie art. 223 ust. 1 Pzp, formułuj je jako prośbę o potwierdzenie ustalonego stanu rzeczy, nie o wybór.

3. Poprawiaj z urzędu, wskazując podstawę prawną i pełne wyliczenie w schemacie „jest / powinno być / dlaczego to jedyny możliwy sposób”.

4. Nie zapominaj o konsekwencjach rachunkowych poprawki — art. 223 ust. 2 pkt 2 Pzp wprost ich wymaga. W naszym przykładzie konsekwencji nie ma, bo poprawiana jest wartość wtórna.

5. Zawiadom niezwłocznie i odnotuj czynność w protokole. Od dnia przekazania informacji biegnie termin na odwołanie — późniejsza korespondencja z wykonawcą go nie przesuwa (KIO 185/22).

Perspektywa wykonawcy

Jeśli to Twoja oferta zawiera rozbieżność, przyjmij dwie zasady.

Po pierwsze — nie deklaruj, którą cenę „wybierasz”. Wyjaśnienie powinno wskazywać, z czego w treści oferty wynika prawidłowa wartość (kalkulacja, kwota VAT, kosztorys), a nie sprowadzać się do oświadczenia woli składanego po otwarciu ofert.

Po drugie — jeśli zamawiający poprawi omyłkę w sposób, z którym się nie zgadzasz, termin na odwołanie biegnie od zawiadomienia o poprawieniu, a nie od wyboru najkorzystniejszej oferty. Czekanie na zmianę stanowiska zamawiającego to działanie na własne ryzyko.

Rada systemowa: przestań wymagać dwóch zapisów

Większość tych sporów bierze się z wymogu, który nie ma podstawy ustawowej. W postępowaniach elektronicznych cena i tak jest wprowadzana cyframi w formularzu na platformie. Rezygnacja z pola „słownie” — albo wyraźne wskazanie w SWZ, że ceną oferty jest wartość brutto podana cyframi w formularzu na platformie — eliminuje problem u źródła.

Jeżeli jednak pole „słownie” zostaje, warto pamiętać o tezie z KIO 382/23: klauzula SWZ rozstrzygająca kolizję nie zwalnia zamawiającego z oceny, czy zachodzi oczywista omyłka. Automat zapisany w specyfikacji nie zastąpi analizy treści oferty.

Podsumowanie

Rozbieżność między ceną podaną cyframi a słownie nie przesądza o niczym. Nie jest złożeniem dwóch ofert i nie jest automatyczną podstawą odrzucenia. Decyduje jedno pytanie: czy z treści samej oferty da się wyprowadzić jeden, niebudzący wątpliwości wynik? Jeśli tak — zamawiający ma obowiązek poprawić omyłkę z urzędu. Jeśli nie — nie wolno mu ratować oferty pytaniem, które oddaje wykonawcy wybór ceny po otwarciu ofert.

Potrzebujesz oceny konkretnej oferty albo projektu zawiadomienia o poprawieniu omyłki? Skontaktuj się z naszym zespołem.

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny — nie stanowi porady prawnej ani opinii w konkretnej sprawie. Przykład liczbowy ma charakter wyłącznie ilustracyjny, a ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga indywidualnej analizy. Stan prawny: ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793).

Dominik Styczyński — radca prawny, ekspert z zakresu prawa zamówień publicznych, reprezentujący wykonawców i zamawiających przed Krajową Izbą Odwoławczą