Zamawiający w trakcie postępowania wydłużył termin realizacji i opublikował nowy formularz oferty, a wykonawca złożył ofertę na starym wzorze z krótszym terminem. Czy taką ofertę należy odrzucić? Nie. Zamawiający powinien poprawić termin jako inną omyłkę na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp. Potwierdziła to Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 21 października 2022 r. (KIO 2616/22).

Na czym polega problem?

To częsta sytuacja w praktyce. Po pytaniach wykonawców zamawiający zmienia SWZ i wydłuża maksymalny termin realizacji, np. z „do 30 dni” na „do 60 dni”. Termin nie jest kryterium oceny ofert, więc zamawiający wpisuje go w formularzu oferty na stałe i publikuje zmodyfikowany wzór. Mimo to część wykonawców składa ofertę na formularzu pierwotnym, z terminem sprzed zmiany.

Zamawiający rozważa wtedy zwykle trzy rozwiązania:

1. odrzucić ofertę jako niezgodną z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp);
2. przyjąć krótszy termin do umowy i egzekwować go karami umownymi;
3. poprawić termin jako inną omyłkę (art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp).

Czy ofertę należy odrzucić?

Nie. Jeżeli SWZ określa termin maksymalny („do 60 dni”), zobowiązanie do wykonania zamówienia w krótszym terminie mieści się w wymaganiu zamawiającego. Treść oferty nie jest więc niezgodna z warunkami zamówienia w rozumieniu art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp.

Czy można przyjąć krótszy termin do umowy?

Dokładnie taki argument podniósł odwołujący w sprawie KIO 2616/22. Twierdził, że wykonawca mógł zaoferować krótszy termin, więc nie ma żadnej omyłki, a różnica ma znaczenie dla kar umownych. Izba tego argumentu nie podzieliła i oddaliła odwołanie.

Jest też argument praktyczny. Termin wpisany na stałe w formularzu nie jest oświadczeniem wykonawcy, tylko nieaktualnym tekstem wzoru przygotowanego przez zamawiającego. Przy naliczaniu kar umownych wykonawca może się powołać na swoje oświadczenie o akceptacji SWZ po zmianach i wzoru umowy. Taki spór zamawiający może przegrać.

Stanowisko KIO: to inna omyłka, którą należy poprawić

W sprawie KIO 2616/22 zamawiający wydłużył termin z „do 14 miesięcy” do „do 18 miesięcy”, a wykonawca złożył ofertę na starym formularzu. Zamawiający wezwał go do wyjaśnień, a następnie poprawił termin na 18 miesięcy. Izba uznała to działanie za prawidłowe i wskazała, że:

• oświadczenie o krótszym terminie było formalnie niezgodne z dokumentami zamówienia — po ich zmianie, więc spełniona była przesłanka poprawienia innej omyłki;
• omyłka była niezamierzona — wynikała ze zmiany formularza przez zamawiającego;
• poprawienie nie było istotną zmianą treści oferty — wydłużenie terminu służyło wykonawcom, a termin nie był premiowany w kryteriach oceny, więc sprawa nie miała znaczenia dla pozostałych wykonawców;
• korespondencja z wykonawcą zmierzająca do usunięcia omyłki nie jest zakazanymi negocjacjami — w rozumieniu art. 223 ust. 1 zd. 2 Pzp.

Podobny kierunek widać w wyroku z 19 lutego 2021 r. (KIO 288/21), wydanym jeszcze na gruncie ustawy z 2004 r. Izba uznała tam za omyłkę posłużenie się formularzem sprzed modyfikacji SIWZ, w którym zamawiający wpisał „na sztywno” wymaganą liczbę godzin wsparcia technicznego, a wykonawca miał podać jedynie cenę.

Kiedy poprawienie nie będzie możliwe?

Poprawienie innej omyłki jest dopuszczalne, gdy prawidłową treść da się ustalić wyłącznie z oferty i dokumentów zamówienia. Nie wchodzi w grę, gdy wymagałoby dopisania treści, którą musiał podać sam wykonawca. Przykładem jest brak cen w tabeli dodanej do formularza oferty po zmianie jego wzoru — Izba uznała, że wprowadzenie do oferty cen pierwotnie w niej niewskazanych stanowi istotną, merytoryczną zmianę jej treści (wyrok z 11 października 2021 r., KIO 2623/21). Zamawiający powinien też ostrożnie ocenić sytuację, gdy nowy formularz zmienia zakres świadczenia objęty ceną ryczałtową, np. zwiększa liczbę dostarczanych elementów.

Jak postąpić krok po kroku?

1. Ustal, czy termin był wpisany przez zamawiającego — na stałe, a nie deklarowany przez wykonawcę;
2. Popraw omyłkę — i niezwłocznie zawiadom o tym wykonawcę (art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp);
3. Wyznacz termin na zgodę lub zakwestionowanie poprawienia (art. 223 ust. 3 Pzp) — brak odpowiedzi oznacza zgodę, a zakwestionowanie skutkuje odrzuceniem oferty (art. 226 ust. 1 pkt 11 Pzp);
4. Wpisz do umowy termin zgodny z SWZ po modyfikacji.

Najczęstsze pytania

Czy oferta na nieaktualnym formularzu zawsze podlega odrzuceniu?

Nie. Decyduje to, czy różnica dotyczy treści merytorycznej, którą musi podać wykonawca, czy elementu wpisanego przez zamawiającego, który da się poprawić na podstawie SWZ.

Czy do poprawienia omyłki potrzebna jest zgoda wykonawcy?

Omyłkę poprawia zamawiający. Wykonawca może wyrazić zgodę lub zakwestionować poprawienie w wyznaczonym terminie, a jego milczenie oznacza zgodę (art. 223 ust. 3 Pzp).

Czy poprawienie terminu na dłuższy nie narusza równego traktowania?

Nie, jeżeli termin nie jest kryterium oceny ofert. Wtedy poprawienie nie wpływa na ranking ofert.

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny — nie stanowi porady prawnej ani opinii w konkretnej sprawie. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga indywidualnej analizy. Stan prawny: ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793), w szczególności art. 223 ust. 1, ust. 2 pkt 3 i ust. 3 oraz art. 226 ust. 1 pkt 5 i 11.

Dominik Styczyński — radca prawny, ekspert z zakresu prawa zamówień publicznych, reprezentujący wykonawców i zamawiających przed Krajową Izbą Odwoławczą