Wariant II trybu podstawowego (art. 275 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych) pozwala – o ile zamawiający to przewidzi w SWZ – na przeprowadzenie negocjacji w celu ulepszenia treści ofert. Poniżej wyjaśniamy, kiedy i jak z niego korzystać, jaki jest dopuszczalny zakres negocjacji oraz jakie najczęstsze pułapki widzimy w praktyce.

Na czym polega wariant II (art. 275 pkt 2 PZP)?

To procedura, w której w odpowiedzi na ogłoszenie wszyscy zainteresowani wykonawcy składają oferty, a następnie – jeśli możliwość negocjacji została przewidziana w SWZ – zamawiający może przeprowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert. Po zakończeniu negocjacji zaprasza się wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, które podlegają ocenie i wyborowi.

Kiedy wolno negocjować i co można negocjować?

Negocjacje w tym wariancie są fakultatywne – zamawiający może z nich skorzystać, ale nie musi. Jeżeli się na nie decyduje, ich zakres jest ustawowo ograniczony: nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ, a dotyczą wyłącznie elementów ofert ocenianych w ramach kryteriów oceny (np. ceny/kosztu, terminu, okresu gwarancji, parametrów wydajnościowych).

Poufność a jawność – co udostępniamy i kiedy?

Same negocjacje w wariancie II mają charakter poufny. Natomiast oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie pozostają jawne – zamawiający udostępnia je niezwłocznie po otwarciu, nie później niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia. Dzięki temu wykonawcy znają punkt wyjścia, ale przebieg rozmów negocjacyjnych pozostaje zastrzeżony.

Ograniczenia liczby wykonawców objętych negocjacjami 

1) Negocjacje ze wszystkimi wykonawcami, których oferty nie podlegają odrzuceniu – rozwiązanie dobre, gdy liczba ofert jest umiarkowana i zamawiający chce maksymalnie wykorzystać konkurencję.
2) Negocjacje z ograniczoną liczbą wykonawców – prawo pozwala ograniczyć liczbę zapraszanych, o ile zapewni to konkurencję i nie mniej niż do trzech wykonawców. Warunkiem jest wcześniejsze wskazanie w ogłoszeniu i SWZ kryteriów, według których liczba ta będzie ograniczana, oraz podanie maksymalnej liczby zapraszanych.

A co, jeśli ofert jest mniej niż trzy?

W wariancie II postępowanie się nie zatrzymuje: jeśli liczba ofert niepodlegających odrzuceniu wynosi 1 lub 2, zamawiający kontynuuje postępowanie – może negocjować z wykonawcami, których oferty nie podlegały odrzuceniu. 

Kto przechodzi do etapu ofert dodatkowych?

Do złożenia ofert dodatkowych zaprasza się wykonawców objętych negocjacjami. Uwaga praktyczna: ofertę wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą – nie bierze ona udziału w dalszym etapie. W samym zaproszeniu warto precyzyjnie opisać sposób, miejsce i termin prowadzenia negocjacji oraz wskazać kryteria, w ramach których będą one prowadzone. 

Sposób prowadzenia i forma prowadzenia negocjacji (art. 275 pkt 2 PZP)

1. Liczba tur: ustawa nie limituje liczby tur/spotkań; zamawiający decyduje o zakończeniu etapu negocjacji i równocześnie wzywa do złożenia ofert dodatkowych.
2. Forma komunikacji: przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; w toku negocjacji dopuszczalna jest komunikacja ustna (np. spotkanie, tele-/wideokonferencja, rozmowa telefoniczna) pod warunkiem udokumentowania jej treści (np. notatka/protokół, nagranie). Ważne jest zapewnienie poufności i równego traktowania wykonawców.
3. Zakres rozmów: wyłącznie elementy oferty oceniane w kryteriach oceny ofert (np. cena/koszt, termin, gwarancja, parametry jakościowe). Negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Brak zapowiedzi możliwości negocjacji w SWZ – uniemożliwia legalne przeprowadzenie negocjacji.
• Zbyt późna zmiana SWZ lub próba „uzgadniania” warunków zamówienia w trakcie rozmów – niedopuszczalne.
• Ograniczenie liczby zapraszanych bez uprzedniego wskazania kryteriów i maksymalnej liczby – ryzyko zarzutu naruszenia art. 288 PZP.
• Ujawnianie informacji pozyskanych od jednego wykonawcy innym – naruszenie poufności i zasady równego traktowania.
• Niewłaściwe ukształtowanie zaproszeń do negocjacji lub do złożenia ofert dodatkowych – brak jednoznacznych terminów i zasad.

Podsumowanie

Art. 275 pkt 2 PZP daje zamawiającym elastyczne narzędzie poprawy jakości ofert bez naruszania jawności postępowania. Kluczem do bezpiecznego zastosowania wariantu II jest poprawna treść SWZ, trzymanie się kryteriów oceny ofert w negocjacjach, poszanowanie poufności negocjacji, równe traktowanie wykonawców w toku negocjacji, i prawidłowe przeprowadzenie etapu ofert dodatkowych.