W takim wypadku zamawiający zwraca wadium w terminie 7 dni od dnia, w którym odwołanie zostało rozstrzygnięte tj. od dnia wydania postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze albo od dnia wydania wyroku przez KIO. 

Zwrot wadium może nastąpić bez Państwa inicjatywy, innymi słowy bez podejmowania przez Państwo jakichkolwiek działań, lub na Państwa wyraźne żądanie. W pierwszym przypadku zwrot wadium nastąpi w razie:

1) upływu terminu związania ofertą;

2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub

3) unieważnienia postępowania, z wyjątkiem gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

W razie wystąpienia którejkolwiek z powyżej wskazanych okoliczności Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia w/w okoliczności. Przy tym okoliczność dotycząca unieważnienia postępowania może budzić wątpliwości, w związku z tym wymaga wyjaśnienia. Mianowicie, jeżeli Zamawiający podjął decyzję o unieważnieniu postępowania, wówczas do zwrotu wadium dochodzi po wypełnieniu przez Zamawiającego pewnych obowiązków. Polegają one na poinformowaniu Wykonawców o podjęciu czynności unieważnienia postępowania wraz z określeniem podstawy prawnej oraz faktycznej, a następnie odczekaniu okresu (5 dni lub 10 dni) na wniesienie odwołania od czynności unieważnienia, i dopiero w razie niewniesienia przez żadnego z Wykonawców odwołania na czynność unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający dokonuje zwrotu wadium. Inaczej wygląda sytuacja w razie wniesienia odwołania przez Wykonawcę, wówczas Zamawiający zwraca wadium, gdy odwołanie zostało rozstrzygnięte w ten sposób, iż czynność unieważnienia postępowania utrzymana została w mocy. Dniem, który uznawany jest za dzień, w którym odwołanie zostało rozstrzygnięte jest dzień wydania postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze albo dzień wydania wyroku przez KIO. 

Inną możliwością zwrotu wadium jest wystąpienie przez Państwa bezpośrednio do Zamawiającego z wnioskiem o jego zwrot, jednakże wiąże się to z pewnymi konsekwencjami, które wskazuję poniżej. Niemniej możliwość żądania zwrotu wadium przysługuje:

1) wykonawcom którzy wycofali ofertę przed terminem składania ofert;

2) wykonawcom których oferty zostały odrzucone;

3) po wyborze przez Zamawiającego najkorzystniejszej oferty (co nie dotyczy wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza);

4) w przypadku unieważnieniu postępowania, w przypadku, gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia

W powyżej wskazanych okolicznościach, na Zamawiającym ciąży obowiązek zwrotu wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. Przy tym pamiętać należy, że w razie złożenia wniosku o zwrot wadium, jego złożenie powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z wykonawcą i powoduje utratę prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej przewidzianych w dziale IX uPzp. 

W związku z tym, że wadium może zostać wniesione w różnych formach, jego zwrot także następuje w odmienny sposób. Jeżeli wniesione wadium nastąpiło w pieniądzu, zamawiający zwróci wykonawcy wadium także w pieniądzu.  Zwrot może obejmować odsetki, jeśli z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane tak wynika, jednakże pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. 

Jeżeli wykonawca wniósł wadium w formie gwarancji (bankowej lub ubezpieczeniowej) lub poręczenia, wówczas zwrot wadium nastąpi poprzez złożenie przez zamawiającego gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.

Warto również pamiętać, że jeżeli zamawiający w toku postępowania o udzielenie zamówienia wymaga od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy służącemu pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, wykonawca może, wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia, jednakże tylko w razie wniesienia wadium w pieniądzu.