Czy certyfikat złożony w przetargu musi wydać akredytowana jednostka certyfikująca? To jeden z najczęstszych zarzutów podnoszonych wobec ofert konkurentów. Odpowiedź zależy od podstawy prawnej, na której zamawiający żąda certyfikatu, oraz od literalnego brzmienia dokumentów zamówienia. Wyjaśniamy, kiedy akredytacja jednostki certyfikującej wynika wprost z Pzp, a kiedy wyłącznie z woli zamawiającego.

Certyfikacja a akredytacja — dwa różne pojęcia

Certyfikacja to ocena dokonywana przez niezależną jednostkę, czy organizacja lub produkt spełnia wymagania określonej normy; kończy się wydaniem certyfikatu. Akredytacja to potwierdzenie przez krajową jednostkę akredytującą — w Polsce Polskie Centrum Akredytacji — że sama jednostka certyfikująca jest kompetentna i bezstronna. Akredytacji udziela się w określonym zakresie: jednostka akredytowana w zakresie certyfikacji według ISO 9001 nie jest przez to akredytowana w zakresie ISO 22000.

Zarówno certyfikacja systemów zarządzania, jak i ubieganie się o akredytację są dobrowolne, a przepisy powszechnie obowiązujące nie zakazują posługiwania się certyfikatami jednostek nieakredytowanych. W niektórych obszarach akredytacji nie da się w ogóle uzyskać — w wyroku z 21 marca 2022 r. (KIO 641/22) Izba przywołała stanowisko PCA, zgodnie z którym nie jest możliwe uzyskanie akredytacji na certyfikację według wymagań HACCP. O tym, czy certyfikat wystarcza w postępowaniu, rozstrzygają więc przepisy Pzp i treść dokumentów zamówienia.

Nie należy tego mylić z certyfikacją wykonawców zamówień publicznych na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r., którą omawiamy w osobnym artykule w Bazie wiedzy.

Kiedy akredytacja jednostki certyfikującej wynika z przepisów

Certyfikat jako przedmiotowy środek dowodowy (art. 105 Pzp). Zamawiający może żądać certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę. Ustawa definiuje ją jako jednostkę wykonującą działania z zakresu oceny zgodności, w tym kalibrację, testy, certyfikację i kontrolę, akredytowaną zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 765/2008 (art. 105 ust. 2 Pzp). Akredytacja jest więc elementem ustawowej definicji — dokument wystawiony przez jednostkę bez akredytacji nie jest certyfikatem w rozumieniu art. 105 Pzp, niezależnie od tego, jak go nazwano. Przy weryfikacji trzeba ustalić także, czy akredytacja obejmuje daną normę lub rodzaj oceny i czy obowiązywała w dniu wydania certyfikatu.

Zamawiający akceptuje przy tym certyfikaty wydane przez inne równoważne jednostki oceniające zgodność (art. 105 ust. 3 Pzp), a jeżeli wykonawca bez własnej winy nie ma dostępu do certyfikatu ani możliwości jego uzyskania w odpowiednim terminie — także inne odpowiednie przedmiotowe środki dowodowe, w szczególności dokumentację techniczną producenta (art. 105 ust. 4 Pzp). Izba traktuje te przepisy jako bezwzględnie obowiązujące (wyroki z 24 sierpnia 2022 r., KIO 2063/22, i z 10 kwietnia 2026 r., KIO 735/26).

Certyfikat jako podmiotowy środek dowodowy (§ 9 rozporządzenia). Na potwierdzenie spełniania norm zarządzania jakością lub zarządzania środowiskowego (art. 116 ust. 1 Pzp) zamawiający może żądać zaświadczeń niezależnego podmiotu, o których mowa w § 9 ust. 1 pkt 12 i 13 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych. Przepisy te odwołują się do systemów certyfikowanych przez akredytowane jednostki. Wykonawca może zamiast nich złożyć równoważne dokumenty wystawione przez podmioty z innych państw EOG (§ 9 ust. 5), a gdy z przyczyn od niego niezależnych nie ma do nich dostępu — inne podmiotowe środki dowodowe, o ile wykaże zgodność stosowanych środków z wymaganymi normami (§ 9 ust. 6).

Kiedy akredytacja jednostki certyfikującej nie jest wymagana

Poza tymi przypadkami zamawiający może żądać innych przedmiotowych środków dowodowych, jeżeli są niezbędne do przeprowadzenia postępowania (art. 106 ust. 1 Pzp) — np. certyfikatu niezależnej jednostki nieposiadającej akredytacji albo certyfikatu programu prywatnego. Żądane dokumenty muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i z nim związane (art. 106 ust. 2 Pzp), a zamawiający akceptuje dokumenty równoważne (art. 106 ust. 3 Pzp).

Znaczenie tego rozróżnienia pokazuje wyrok z 25 listopada 2024 r. (KIO 4043/24) dotyczący dostawy serwerów. Zamawiający żądał certyfikatu środowiskowego EPEAT lub dokumentu równoważnego jako środka z art. 106 Pzp. Izba wskazała, że art. 105 ust. 4 Pzp dotyczy wyłącznie certyfikatów jednostek oceniających zgodność, i uznała za wystarczające oświadczenie producenta potwierdzające wymagane cechy sprzętu, skoro dokumenty zamówienia go nie wykluczały. Podkreśliła też, że na etapie oceny ofert zamawiający nie może rozszerzać wymagań, których nie opisał.

Zakres wymaganej akredytacji wyznacza treść SWZ

Izba ocenia certyfikaty przez pryzmat literalnego brzmienia dokumentów zamówienia. W sprawie KIO 641/22 (żywienie pacjentów) warunek wymagał zaświadczenia niezależnego akredytowanego podmiotu. Wykonawca złożył certyfikat HACCP jednostki należącej do holdingu akredytowanego przez brytyjską jednostkę akredytującą w zakresie m.in. ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001, lecz nie HACCP ani ISO 22000. Izba oddaliła odwołanie: zamawiający wymagał akredytowanego podmiotu, ale nie wymagał, aby akredytacja obejmowała zakres HACCP.

Podobnie w wyroku z 25 lutego 2025 r. (KIO 323/25) Izba uznała, że wymóg, aby „certyfikowany audytor” legitymował się certyfikatem podmiotu akredytowanego, nie wynikał z dokumentów zamówienia, a stanowisko odwołującego było ich niedopuszczalną nadinterpretacją. Zwróciła uwagę, że przed terminem składania ofert nikt nie wnosił o wyjaśnienie tego pojęcia.

Wniosek jest jednoznaczny: jeżeli zamawiający oczekuje, że akredytacja jednostki certyfikującej będzie obejmować określony zakres, musi to wyraźnie wskazać. Po upływie terminu składania ofert ani zamawiający, ani konkurenci nie mogą skutecznie domagać się spełnienia wymagań, których dokumenty zamówienia nie przewidywały.

Czy zamawiający może zrezygnować z wymogu akredytacji?

Akredytacja jest wymagana z mocy przepisów w dwóch sytuacjach: gdy zamawiający żąda certyfikatu na podstawie art. 105 Pzp oraz gdy żąda zaświadczenia z § 9 ust. 1 pkt 12 lub 13 rozporządzenia. W pozostałych przypadkach o wymogu akredytacji decyduje treść dokumentów zamówienia.

Nie odnaleźliśmy orzeczenia Izby, które wprost rozstrzygałoby o dopuszczalności rezygnacji z wymogu akredytacji w toku postępowania. Na gruncie przepisów należy jednak przyjąć, że taka zmiana nie jest sama w sobie niezgodna z ustawą, jeżeli zamawiający żąda dokumentu na podstawie art. 106 Pzp i spełnia wymogi niezbędności, proporcjonalności oraz dopuszczenia dokumentów równoważnych. Inaczej jest, gdy zamawiający — rezygnując z akredytacji — nadal powołuje się na art. 105 Pzp lub § 9 ust. 1 pkt 12 albo 13 rozporządzenia, bo tam akredytacja wynika z samej treści przepisu. Wykonawca, który nie zgadza się z taką zmianą, może wnieść odwołanie wobec treści dokumentów zamówienia w terminie z art. 515 ust. 2 Pzp.

Wnioski praktyczne

• Zamawiający: wskaż podstawę prawną żądania — art. 105, art. 106 Pzp czy § 9 rozporządzenia. Od niej zależy, czy akredytacja wynika z przepisów, czy wyłącznie z SWZ;
• Zamawiający: jeżeli zależy Ci na akredytacji, wskaż ją wprost — wraz z zakresem (norma, rodzaj oceny) i uzasadnieniem w potrzebach zamówienia;
• Zamawiający: rezygnując z akredytacji, doprecyzuj wymagania — jakie cechy ma mieć niezależna jednostka i jakie dokumenty uznasz za równoważne;
• Wykonawca: sprawdź, czy akredytacja jednostki certyfikującej obejmuje właściwy zakres — w wykazie PCA lub zagranicznej jednostki akredytującej: czy dotyczy właściwej normy i czy obowiązywała w dniu wydania certyfikatu;
• Wykonawca: wątpliwości zgłaszaj przed terminem składania ofert — wnioskiem o wyjaśnienie SWZ lub odwołaniem. Po otwarciu ofert Izba ocenia dokumenty wyłącznie według literalnego brzmienia SWZ.

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny — nie stanowi porady prawnej ani opinii w konkretnej sprawie. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga indywidualnej analizy. Stan prawny: ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793) oraz rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415 ze zm.).

Dominik Styczyński — radca prawny, ekspert z zakresu prawa zamówień publicznych, reprezentujący wykonawców i zamawiających przed Krajową Izbą Odwoławczą