Sytuacja ,,remisu” po wezwaniu do złożenia ofert dodatkowych zdarza się rzadko, ale kiedy już wystąpi, zamawiający powinien działać według klarownego i zgodnego z ustawą Prawo zamówień publicznych schematu.

1. Kiedy w ogóle wolno wzywać do złożenia ofert dodatkowych?

Wezwanie do złożenia ofert dodatkowych nie może być stosowane dowolnie. Ustawa Pzp pozwala na tę czynność wyłącznie w sytuacjach, w których nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na ,,remis”. Z ustawy Pzp wynikają w następujące zasady postępowania w tego typu sytuacjach:

• Złożono oferty, które zgodnie z kryteriami oceny ofert otrzymują taką samą ilość punktów. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności należy porównać oferty według kryterium o najwyższej wadze, a gdy to nie przynosi rozstrzygnięcia – według niższej ceny lub kosztu. Dopiero jeśli mimo zastosowania tych mechanizmów nie można wybrać oferty, dopuszczalne jest wezwanie do złożenia ofert dodatkowych, ale wyłącznie w zakresie zaoferowanej ceny lub kosztu.

Warto pamiętać, że w ofercie dodatkowej wykonawca nie może zaoferować wyższej ceny lub kosztu niż w ofercie pierwotnej. Przedłożenie oferty dodatkowej z ceną lub kosztem wyższym niż pierwotnie skutkuje jej odrzuceniem.

2. Jak prawidłowo wezwać do złożenia ofert dodatkowych?

Dobrą praktyką jest wyraźne przypomnienie ustawowego zakazu oferowania w ofercie dodatkowej ceny lub kosztu wyższych niż w ofercie pierwotnej. Wezwanie kieruje się wyłącznie do wykonawców, których oferty pozostają w ,,remisie”. Nie wzywa się wszystkich uczestników postępowania. W treści wezwania należy precyzyjnie wskazać, że oferta dodatkowa dotyczy wyłącznie nowej ceny lub nowego kosztu. Wykonawcy nie mogą modyfikować innych elementów ofert. W wezwaniu trzeba jasno określić termin złożenia oferty dodatkowej oraz sposób jej przekazania (np. poprzez platformę zakupową).

3. Co zrobić, gdy oferty dodatkowe są identyczne?

Jeżeli po prawidłowym wezwaniu wykonawcy złożą identyczne oferty dodatkowe – to znaczy oferty o takiej samej cenie lub takim samym koszcie – zamawiający ma obowiązek unieważnić postępowanie. Jest to przesłanka unieważnienia o charakterze obligatoryjnym, wynikająca wprost z art. 255 pkt. 4 Pzp. Nie wolno wówczas przeprowadzać kolejnego, „dogrywkowego” wezwania do złożenia ofert dodatkowych, ponieważ taka czynność jest jednorazowa. Nie dopuszcza się również rozstrzygnięcia remisu poprzez losowanie, gdyż ustawa przewiduje w tym wypadku wyłącznie unieważnienie postępowania.

Po podjęciu decyzji o unieważnieniu zamawiający powinien sporządzić stosowną informację zawierającą zwięzłe, lecz konkretne uzasadnienie faktyczne i prawne, a następnie przekazać ją wszystkim wykonawcom w sposób przewidziany w dokumentacji postępowania.

4. Najczęstsze błędy i dobre praktyki

1) Brak równego traktowania wykonawców. Wezwania i terminy powinny być identyczne dla wszystkich wykonawców pozostających w remisie, co ogranicza ryzyko zarzutów naruszenia zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania.

2) Zbyt wczesne sięgnięcie po oferty dodatkowe. W przypadku remisu przy wielu kryteriach należy najpierw zastosować regułę porównania według kryterium o najwyższej wadze, a następnie ewentualnie według niższej ceny lub kosztu. Dopiero gdy to nie rozstrzygnie, wolno wzywać do ofert dodatkowych.

3) Nieprawidłowy zakres oferty dodatkowej. Oferta dodatkowa może dotyczyć wyłącznie ceny lub kosztu i nie powinna obejmować żadnych innych modyfikacji pierwotnej oferty.

4) Akceptowanie ceny lub kosztu wyższych niż w ofercie pierwotnej. Taka oferta dodatkowa podlega odrzuceniu, natomiast wykonawca pozostaje związany ofertą pierwotną.