Upływ terminu związania ofertą oznacza, że wykonawca przestaje być zobowiązany do zawarcia umowy na warunkach zaproponowanych w ofercie. Po tym terminie może odmówić podpisania umów, nawet jeśli jego oferta została uznana za najkorzystniejszą.

Instytucja terminu związania ofertą została przewidziana w art. 220 uPzp i 307 uPzp. Obie regulacje normują okres związania Wykonawcy ofertą, przypadek braku wyboru najkorzystniejszej oferty przed upływem pierwotnie określonego w dokumentach zamówienia, wymogu, jaki musi dopełnić Wykonawca, aby doszło do skutecznego przedłużenia terminu związania ofert, a także aspekt wadium. 

W pierwszej kolejności wyjaśnić należy, czym w ogóle jest związanie ofertą. W związku z tym, że cyt.: „prawo zamówień publicznych nie definiuje pojęcia związania ofertą. Jako że oferta to oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy (art. 66 k.c.), to związanie ofertą można zdefiniować jako obowiązywanie w odpowiednim czasie woli zawarcia umowy.” (Nowicki Józef Edmund, Wiśniewski Piotr, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. V, Opublikowano: WKP 2023).

Przechodząc do istoty, a więc terminu związania ofertą, podkreślić należy, że termin ten różni się w zależności od rodzaju prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub większej niż progi unijne, Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni licząc od od dnia upływu terminu składania ofert lub 120 dni, jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro. W postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne, Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Jednakże pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert. Dodatkowo, w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub większej niż progi unijne, Zamawiający określa w dokumentach zamówienia termin związania ofertą poprzez wskazanie daty, co wynika wprost z art. 220 ust. 2 uPzp Innymi słowy, Zamawiający zobligowany jest wskazać dzień, do którego upływu Wykonawca związany będzie złożoną w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ofertą.  

Jeżeli Zamawiający nie dokona wyboru najkorzystniejszej oferty przed upływem terminu związania ofertą, wówczas Zamawiający posiada uprawnienie do jednokrotnego zwrócenia się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu o wskazany przez Zamawiającego okres. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub większej niż progi unijne, okres ten nie może być dłuższy niż 60 dni. Z kolei, w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne, nie może być dłuższy niż 30 dni. 

Aby mówić o skutecznym przedłużeniu terminu związania ofertą, konieczne jest złożenie przez Wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Przy czym zwrot „pisemność” zdekodować należy przez pryzmat definicji „pisemności” zamieszczonej w uPzp, co oznacza, że Wykonawca może wyrazić zgodę przesyłając do Zamawiającego oświadczenie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej). Bowiem ową pisemność rozumieć należy, jako sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić.

Jeżeli Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, wówczas Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy w oparciu o art. 226 ust. 1 pkt 12) uPzp. Przy czym upływ terminu związania ofertą oznacza, że wykonawca przestaje być zobowiązany do zawarcia umowy na warunkach zaproponowanych w ofercie. Po tym terminie może odmówić podpisania kontraktu, nawet jeśli jego oferta została uznana za najkorzystniejszą.

Z przedłużeniem terminu związania ofertą wiązać się może także konieczność przedłużenia okresu ważności wadium, względnie wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą, a to w razie gdy Zamawiający w ramach postępowania o udzielenie zamówienia żąda wniesienia przez Wykonawców wadium.