WSK, czyli wewnętrzny system kontroli i zarządzania obrotem uzbrojeniem, to ustawowo wymagany i certyfikowany system procedur przedsiębiorcy obracającego uzbrojeniem z zagranicą. Tym samym skrótem potocznie określa się też dobrowolne procedury, którymi producenci i dystrybutorzy produktów podwójnego zastosowania kontrolują, komu i do jakiego celu trafia towar. W zamówieniach publicznych WSK pojawia się najczęściej przy dostawach sprzętu sieciowego i kryptograficznego (np. firewalli i urządzeń VPN), dronów czy uzbrojenia. Zamawiający występuje wtedy zwykle jako użytkownik końcowy, a dystrybutor często uzależnia wydanie towaru od podpisania przez niego oświadczenia użytkownika końcowego. Wymóg ten wynika zwykle z umów i procedur dostawców, a nie wprost z ustawy.

Czym są towary o znaczeniu strategicznym?

Towary o znaczeniu strategicznym to produkty podwójnego zastosowania albo uzbrojenie (art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa, dalej: ustawa). Produkty podwójnego zastosowania to rzeczy, oprogramowanie i technologie, które mają zastosowanie cywilne, ale mogą też posłużyć celom wojskowym.

Zasady obrotu wyznaczają dwa akty. Pierwszym jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/821, które ustanawia unijny system kontroli wywozu, pośrednictwa, pomocy technicznej, tranzytu i transferu produktów podwójnego zastosowania, a w załączniku I zawiera wykaz produktów kontrolowanych. Drugim jest ustawa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1582), znowelizowana ustawą z dnia 13 marca 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 471; rządowy projekt – druk nr 2119).

Nowelizacja obowiązuje od 22 kwietnia 2026 r. Dostosowała odesłania do rozporządzenia 2021/821, wprowadziła podstawę prawną elektronicznego składania wniosków i rejestru zezwoleń prowadzonego w systemie teleinformatycznym (system ten jest określany jako Tracker 2.0) oraz przesądziła, że zezwolenia indywidualne i globalne na produkty podwójnego zastosowania są ważne nie dłużej niż 2 lata (art. 14 ust. 5b). Od 8 października 2026 r. ewidencja obrotu obejmuje także numer zezwolenia, na podstawie którego dokonano obrotu (art. 25 ust. 2 pkt 7).

W praktyce przetargowej najczęściej spotykaną grupą są urządzenia z kategorii 5 część 2 („Ochrona informacji”), czyli sprzęt wykorzystujący kryptografię. Nie każde takie urządzenie jest jednak towarem kontrolowanym, bo wiele firewalli i urządzeń VPN z rynku masowego wyłącza spod kontroli tzw. uwaga kryptograficzna (Uwaga 3 do kategorii 5 część 2 załącznika I do rozporządzenia 2021/821). O tym, czy konkretny model jest towarem kontrolowanym, przesądza jego klasyfikacja według numeru kontrolnego. Informację tę podaje producent lub dystrybutor, przy czym warto prosić o klasyfikację według unijnego numeru kontrolnego, a nie tylko według amerykańskiego ECCN.

Czym jest WSK i kto musi go stosować?

Ustawowy obowiązek utworzenia i stosowania WSK ma przedsiębiorca, który wnioskuje o zezwolenie na obrót uzbrojeniem albo korzysta z krajowego zezwolenia generalnego na taki obrót (art. 11 ust. 1 ustawy). Ustawa nazywa go wewnętrznym systemem kontroli i zarządzania obrotem uzbrojeniem, więc w ustawowym znaczeniu WSK dotyczy wyłącznie uzbrojenia. System określa m.in. zadania organów przedsiębiorstwa, podstawowe zadania na stanowiskach pracy, zasady doboru pracowników, archiwizacji danych, kontroli wewnętrznej i realizacji zamówień oraz szkolenia (art. 11 ust. 2).

WSK podlega certyfikacji zgodności z normami ISO 9000, którą przeprowadzają upoważnione jednostki posiadające akredytację, wskazane w rozporządzeniu ministra (art. 11 ust. 3, 4 i 8). Certyfikat jest ważny 3 lata, a w tym czasie jednostka przeprowadza u przedsiębiorcy 3 kontrole (art. 11 ust. 6 i 7). Od 22 kwietnia 2026 r. kopię certyfikatu dołącza się także do oświadczenia o rozpoczęciu obrotu uzbrojeniem na podstawie krajowego zezwolenia generalnego, które składa się co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem obrotu (art. 8 ust. 3).

Producenci i dystrybutorzy produktów podwójnego zastosowania często stosują analogiczne procedury dobrowolnie, jako wewnętrzny program zgodności, i potocznie również je nazywa się „WSK”. To z nich, a często także z amerykańskich przepisów eksportowych (EAR) i umów z producentem, wynika wymóg oświadczenia użytkownika końcowego przy sprzedaży w kraju.

Niezależnie od tego każdy podmiot dokonujący obrotu w rozumieniu ustawy (m.in. wywozu, przywozu, transferu wewnątrzunijnego) prowadzi jego ewidencję i przechowuje dokumenty ewidencyjne przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano obrotu (art. 25 ust. 1 i 3 ustawy). Krajowa sprzedaż nie jest obrotem w tym rozumieniu (art. 3 pkt 8), więc obowiązek ten nie obejmuje wykonawcy, który kupuje towar u polskiego dystrybutora.

WSK w zamówieniach publicznych – co z tego wynika

Pzp nie reguluje WSK wprost, ale przepisy o obrocie towarami strategicznymi wpływają na postępowanie i realizację umowy w trzech punktach.

1. Zamawiający jako użytkownik końcowy.

Ustawa definiuje użytkownika końcowego jako podmiot deklarujący wykorzystanie towaru o znaczeniu strategicznym do własnej działalności (art. 3 pkt 8g). Przy dostawie dla jednostki publicznej jest nim zwykle sam zamawiający, a nie wykonawca. Dlatego to zamawiający podpisuje oświadczenie użytkownika końcowego, w którym wskazuje przeznaczenie towaru i zwykle zobowiązuje się nie przekazywać go dalej bez zgody. Przy krajowym zakupie ustawa nie nakłada na zamawiającego obowiązku podpisania takiego oświadczenia, ale podmiot sprowadzający towar do Polski potrzebuje tych danych, bo jego zgłoszenie do ABW musi wskazywać końcowego użytkownika i sposób wykorzystania produktu (art. 21c ust. 1 pkt 3 i 5).

2. Zgłoszenie do ABW przy sprzęcie kryptograficznym.

Przywóz lub transfer wewnątrzunijny do Polski produktów z kategorii 5 część 2 („Ochrona informacji”) oraz z pozycji 5A001a i 5A001b4 części 1 („Telekomunikacja”) podlega monitorowaniu przez Szefa ABW (art. 21a ustawy). Podmiot sprowadzający towar musi zgłosić ten zamiar na piśmie, a zgłoszenie musi zostać doręczone nie później niż 14 dni przed przewidywanym dniem przywozu lub transferu (art. 21b ust. 1 i 4). Jednostki podległe Ministrowi Obrony Narodowej zgłaszają przywóz także Szefowi SKW (art. 21b ust. 3). Zgłoszenie obejmuje m.in. końcowego użytkownika i sposób wykorzystania produktu (art. 21c ust. 1), a brak zgłoszenia grozi karą pieniężną do 100 000 zł (art. 37a).

O każdej zmianie danych objętych zgłoszeniem trzeba powiadomić ABW w terminie 14 dni od jej powstania, a niewykonanie tego obowiązku jest zagrożone grzywną (art. 21c ust. 2 i art. 35a). Obowiązek ten stosuje się odpowiednio do nabywcy, na którego przeniesiono własność produktu objętego zgłoszeniem, może więc dotyczyć także wykonawcy lub zamawiającego (art. 21c ust. 3). Termin zgłoszenia trzeba uwzględnić w terminie dostawy wtedy, gdy towar będzie sprowadzany na potrzeby zamówienia. Jeżeli jest już na stanie krajowego dystrybutora, sama dostawa do zamawiającego nie wymaga nowego zgłoszenia.

3. Wymagania wobec wykonawców.

Gdy przedmiotem zamówienia jest obrót uzbrojeniem, zamawiający może wymagać koncesji lub certyfikatu WSK w ramach warunku dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności, o ile wynikają one z odrębnych przepisów (art. 112 ust. 2 pkt 2 Pzp). Takim uprawnieniem jest przede wszystkim koncesja na obrót uzbrojeniem (art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 czerwca 2019 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym). Certyfikat WSK jest natomiast wymogiem związanym z uzyskaniem zezwolenia na obrót uzbrojeniem z zagranicą (art. 9 ust. 6 pkt 3 i art. 11 ust. 1 ustawy), dlatego jego żądanie wymaga starannego uzasadnienia. Przy dostawie sprzętu IT dostępnego u krajowych dystrybutorów taki wymóg mógłby zostać uznany za nieproporcjonalny (art. 16 i art. 112 ust. 1 Pzp); inaczej bywa, gdy zamówienie wymaga przywozu przez wykonawcę (zob. pytania na końcu artykułu). Lepiej opisać w dokumentach zamówienia obowiązki stron związane z oświadczeniem użytkownika końcowego.

Jak przygotować się w praktyce?

Zamawiający, który kupuje sprzęt mogący być towarem o znaczeniu strategicznym, powinien zadbać o cztery kwestie:

1. Sprawdź, czy kupujesz produkty kontrolowane – zrób to już na etapie przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, zwłaszcza przy firewallach, urządzeniach UTM, szyfratorach, dronach czy kamerach termowizyjnych;
2. Przewidź oświadczenie użytkownika końcowego w umowie – w projektowanych postanowieniach umowy określ obowiązek jego podpisania w określonym terminie;
3. Ustal z wykonawcą, kto powiadamia ABW o zmianach – dotyczy to sytuacji, w której w wyniku dostawy staniesz się nabywcą produktu, którego przywóz zgłoszono (art. 21c ust. 3 ustawy);
4. Zaplanuj realny termin realizacji – uwzględnij czas na formalności po stronie dystrybutora i 14-dniowy termin zgłoszenia do ABW, jeżeli towar będzie sprowadzany na potrzeby zamówienia.

Wykonawca i podwykonawca powinni z kolei pamiętać o następujących krokach:

1. Zapytaj dystrybutora jeszcze przed złożeniem oferty – ustal, które pozycje wymagają oświadczenia użytkownika końcowego i jaki jest jego wzór;
2. Wnioskuj o uzupełnienie wzoru umowy – wzoru umowy narzuconego przez zamawiającego co do zasady nie da się negocjować (wyjątkiem są tryby z negocjacjami), ale jeśli nie reguluje on oświadczenia użytkownika końcowego, wnioskuj przed upływem terminu składania ofert o jego uzupełnienie o termin na podpisanie oświadczenia, przedłużenie terminu dostawy i wyłączenie kar na czas opóźnienia. Wniosek o wyjaśnienie treści SWZ składa się na podstawie art. 135 Pzp w przetargu nieograniczonym, a art. 284 Pzp w trybie podstawowym. Zamawiający musi na niego odpowiedzieć, jeżeli wpłynął co do zasady najpóźniej 14 dni (w trybie podstawowym 4 dni) przed upływem terminu składania ofert, ale nie ma obowiązku zmienić SWZ (art. 137 ust. 1 i art. 286 ust. 1 Pzp);
3. Nie przegap terminu na odwołanie – jeżeli wzór umowy przerzuca na wykonawcę ryzyko braku oświadczenia, rozważ odwołanie do KIO wobec projektowanych postanowień umowy (art. 513 pkt 1 Pzp). Argumentem jest art. 433 pkt 3 Pzp, zgodnie z którym umowa nie może przewidywać odpowiedzialności wykonawcy za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi zamawiający, a pomocniczo art. 433 pkt 1 Pzp, który co do zasady wyklucza odpowiedzialność wykonawcy za samo opóźnienie. Odwołanie wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni (przy zamówieniach o wartości od progów unijnych) albo 5 dni (poniżej progów) od ich zamieszczenia na stronie internetowej (art. 515 ust. 2 Pzp). Odpowiedź, w której zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie, nie jest zmianą SWZ i co do zasady nie otwiera nowego terminu, dlatego z odwołaniem nie warto czekać na rozstrzygnięcie wniosku o wyjaśnienia;
4. Jako podwykonawca negocjuj umowę z wykonawcą – w umowie o podwykonawstwo, której zamawiający nie narzuca, możesz wynegocjować obowiązek wykonawcy zapewnienia podpisu użytkownika końcowego, przedłużenie terminu, wyłączenie kar i prawo odstąpienia w zakresie urządzenia, gdy użytkownik końcowy odmówi podpisu;
5. Przechowuj dokumentację – oświadczenia i dokumenty dotyczące dostawy warto przechowywać przez co najmniej 5 lat; jako obowiązek ustawowy (art. 25 ustawy) dotyczy to jednak tylko podmiotu, który sam dokonuje przywozu, transferu wewnątrzunijnego lub wywozu.

Podsumowanie

W ustawowym znaczeniu WSK dotyczy wyłącznie obrotu uzbrojeniem z zagranicą. Przy typowych dostawach sprzętu IT w zamówieniach publicznych w praktyce chodzi o procedury dystrybutorów i oświadczenie użytkownika końcowego, a przy sprzęcie kryptograficznym sprowadzanym na potrzeby zamówienia – także o zgłoszenie do ABW. Zamawiający powinien uwzględnić te wymagania w dokumentach zamówienia i w terminie realizacji, a wykonawca – zweryfikować je u dystrybutora przed złożeniem oferty i w razie potrzeby zadbać o zmianę wzoru umowy, zanim upłynie termin na odwołanie.

Najczęstsze pytania

Czy zakup firewalla przez gminę wymaga zezwolenia?

Nie. Zezwolenie jest co do zasady wymagane na wywóz poza UE, a nie na sprzedaż w kraju. Przywóz lub transfer wewnątrzunijny do Polski produktów podwójnego zastosowania nie wymaga zezwolenia (art. 6c ustawy), ale sprzęt kryptograficzny objęty kontrolą podlega zgłoszeniu do ABW. Wiele firewalli z rynku masowego w ogóle nie jest jednak produktem kontrolowanym. Dystrybutor może przy tym wymagać oświadczenia użytkownika końcowego.

Kto podpisuje oświadczenie użytkownika końcowego w przetargu?

Podmiot, który faktycznie będzie używał towaru – zwykle zamawiający. Wykonawca i podwykonawca są w tym łańcuchu dostawcami, a nie użytkownikami końcowymi.

Czy brak oświadczenia usprawiedliwia opóźnienie dostawy?

Może, także wtedy, gdy umowa nie reguluje tej kwestii wprost. Kara umowna za zwłokę należy się tylko wtedy, gdy opóźnienie wynika z okoliczności, za które wykonawca odpowiada (art. 476 k.c.). Zamawiający ma przy tym obowiązek współdziałać przy wykonaniu umowy (art. 431 Pzp), a umowa co do zasady nie może przewidywać odpowiedzialności wykonawcy za samo opóźnienie (art. 433 pkt 1 Pzp). Ciężar wykazania, że przyczyna leży po stronie zamawiającego, spoczywa jednak na wykonawcy (art. 471 k.c.), co w sporze bywa trudne, dlatego warto uregulować tę kwestię w umowie.

Czy zamawiający może wymagać certyfikatu WSK od każdego wykonawcy?

Nie. Certyfikat WSK jest ustawowo wymagany od przedsiębiorcy ubiegającego się o zezwolenie na obrót z zagranicą uzbrojeniem lub korzystającego z krajowego zezwolenia generalnego na taki obrót. Przy krajowej dostawie sprzętu IT ustawa nie wymaga go od wykonawcy, więc żądanie certyfikatu musi być uzasadnione przedmiotem zamówienia i proporcjonalne (art. 16 i art. 112 ust. 1 Pzp).

A jeśli sprzęt ma zostać sprowadzony z zagranicy?

Przywóz i transfer wewnątrzunijny produktów podwójnego zastosowania nie wymagają zezwolenia (art. 6c ustawy), a sprzęt kryptograficzny objęty kontrolą jedynie zgłasza się do ABW. Certyfikat WSK nie jest tu warunkiem ustawowym. Sytuacja zmienia się, gdy organy państwa zagranicznego eksportera lub zagranicznego dostawcy, także z innego państwa UE, wymagają polskiego certyfikatu importowego lub poświadczonego oświadczenia końcowego użytkownika. Organ kontroli obrotu może odmówić ich wydania podmiotowi, który nie stosuje WSK (art. 22 ust. 1 i 6 ustawy), a od 22 kwietnia 2026 r. odmowa następuje w drodze decyzji administracyjnej.

Przy przywozie uzbrojenia zezwolenie, a więc i WSK, jest obowiązkowe (art. 6a ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy), a obrót uzbrojeniem wymaga co do zasady także koncesji. Żądanie certyfikatu WSK może być więc uzasadnione, gdy zamówienie z natury wymaga takiego przywozu przez wykonawcę, ale nie wtedy, gdy towar jest dostępny u krajowych dystrybutorów.

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny – nie stanowi porady prawnej ani opinii w konkretnej sprawie. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga indywidualnej analizy.

Dominik Styczyński – radca prawny, ekspert z zakresu prawa zamówień publicznych, reprezentujący wykonawców i zamawiających przed Krajową Izbą Odwoławczą