Zmiana parametrów sprzętu po zawarciu umowy wymaga aneksu – nawet jeśli nowe urządzenie nadal spełnia wymagania OPZ. Wykonawcę wiąże nie tylko opis przedmiotu zamówienia, lecz także treść własnej oferty. Dobra wiadomość: przy spełnieniu przesłanek art. 455 Pzp taka zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego nie wymaga nowego przetargu.

Przykład z praktyki

Uczelnia kupuje w przetargu nieograniczonym macierz dyskową. OPZ wymaga dysków SSD o pojemności nie mniejszej niż 3,84 TB i łącznej pojemności użytecznej co najmniej 200 TB.

Wykonawca w formularzu parametrów technicznych wpisał dyski 7,68 TB i podał konkretny numer katalogowy zestawu. Po podpisaniu umowy okazuje się, że te dyski mają długi czas dostawy. Wykonawca proponuje więc więcej dysków 3,84 TB, tak by łączna pojemność pozostała bez zmian.

Nowa konfiguracja spełnia OPZ. Czy wykonawca może ją po prostu dostarczyć?

Zgodność z OPZ to za mało – wiąże też oferta

Umowy w sprawie zamówienia publicznego zwykle stanowią, że przedmiot ma być wykonany „zgodnie z OPZ oraz ofertą Wykonawcy”. Parametr wpisany w formularzu technicznym staje się wtedy elementem świadczenia, do którego wykonawca się zobowiązał.

Nie ma znaczenia, że zamawiający określił tylko minimum. Jeżeli wykonawca zadeklarował więcej i wskazał konkretny model, dostawa innego modelu jest zmianą treści umowy, a nie jej wykonaniem.

Skutki dostawy bez uzgodnienia bywają dotkliwe: odmowa odbioru, żądanie wymiany sprzętu, kary za zwłokę, a nawet odstąpienie od umowy z powodu dostawy niezgodnej z umową.

Dlaczego potrzebny jest aneks?

Większość umów zawieranych w trybie Pzp zastrzega, że każda zmiana wymaga aneksu w formie pisemnej lub elektronicznej, pod rygorem nieważności. Dotyczy to także zmian nieistotnych.

Zgoda wyrażona mailem przez koordynatora umowy ani protokół odbioru „bez zastrzeżeń” nie zastąpią aneksu. Osoby wskazane do kontaktów roboczych zwykle nie są umocowane do zmiany umowy – warto to sprawdzić w jej treści.

Czy taka zmiana umowy jest dopuszczalna w świetle Pzp?

Istotna zmiana umowy wymaga co do zasady nowego postępowania (art. 454 ust. 1 Pzp). Ustawa przewiduje jednak wyjątki w art. 455 Pzp. W opisanej sytuacji w grę wchodzą dwa z nich.

Klauzula przeglądowa (art. 455 ust. 1 pkt 1 Pzp). Wiele umów pozwala zmienić model lub typ urządzenia, gdy wskazany produkt jest niedostępny, a nowy spełnia wymagania zamawiającego. Niedostępność trzeba wykazać, najlepiej oświadczeniem producenta lub dystrybutora. Wygoda czy niższy koszt po stronie wykonawcy nie wystarczą.

Okoliczności nieprzewidywalne (art. 455 ust. 1 pkt 4 Pzp). Gdy umowa nie zawiera odpowiedniej klauzuli, zmiana jest dopuszczalna, jeżeli łącznie:

• jej konieczność wynika z okoliczności, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć;
• nie modyfikuje ona ogólnego charakteru umowy;
• wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy.

Okoliczności te muszą mieć charakter nadzwyczajny i obiektywny, np. nagłe wycofanie modelu z produkcji czy przerwanie łańcucha dostaw po zawarciu umowy. Zwykłe opóźnienia u dostawcy, wahania cen czy decyzje handlowe wykonawcy mieszczą się w normalnym ryzyku kontraktowym i tej przesłanki nie spełniają. Nieprzewidywalność ocenia się z perspektywy starannego zamawiającego, więc wykonawca musi dostarczyć mu materiał, który to uzasadni.

Jak przeprowadzić zmianę parametrów sprzętu – wskazówki dla wykonawcy

Poniższe wskazówki są adresowane do wykonawcy, który chce dostarczyć sprzęt inny niż zaoferowany.

1. Działaj od razu — poinformuj zamawiającego o problemie, gdy tylko się pojawi; umowy zwykle to nakazują, a czas na aneks liczy się do terminu wykonania;
2. Złóż pisemny wniosek o aneks — wskaż podstawę: klauzulę umowną albo art. 455 ust. 1 pkt 4 Pzp, jeśli przyczyną są nadzwyczajne, nieprzewidywalne okoliczności;
3. Dołącz dowody — oświadczenie producenta o niedostępności modelu, nowe numery katalogowe urządzeń i pakietów serwisowych, dokumentację potwierdzającą każdy parametr OPZ, na który zmiana może wpłynąć (pojemność użyteczna, wydajność, wymiary w szafie rack);
4. Zadbaj o równowagę ekonomiczną — wykaż, że koszt się nie zmienia, albo zaproponuj ekwiwalent;
5. Pamiętaj o finansowaniu z UE — w projektach unijnych zamawiający musi udokumentować podstawę zmiany na potrzeby kontroli, więc rzetelny wniosek ułatwi mu zgodę.

Podsumowanie

Parametr „minimalny” w OPZ nie daje wykonawcy swobody po podpisaniu umowy. Jeśli zadeklarowałeś w ofercie więcej, dostarczenie mniej wymaga aneksu – i dobrze przygotowanego wniosku.

Najczęstsze pytania

Czy mogę dostarczyć sprzęt zgodny z OPZ, ale inny niż w ofercie?

Nie bez aneksu. Wiąże Cię także treść oferty, w tym zadeklarowane parametry i wskazany model.

Czy protokół odbioru bez zastrzeżeń „legalizuje” zmianę?

Nie. Jeżeli umowa wymaga aneksu pod rygorem nieważności, odbiór go nie zastąpi.

Czy zmiana modelu urządzenia wymaga nowego przetargu?

Nie, jeśli umowa zawiera klauzulę przeglądową albo zmianę wymusiły okoliczności, których zamawiający nie mógł przewidzieć (art. 455 ust. 1 pkt 4 Pzp).

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny — nie stanowi porady prawnej ani opinii w konkretnej sprawie. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga indywidualnej analizy. Stan prawny: ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793), w szczególności art. 454 ust. 1 oraz art. 455 ust. 1 pkt 1 i 4.

Dominik Styczyński — radca prawny, ekspert z zakresu prawa zamówień publicznych, reprezentujący wykonawców i zamawiających przed Krajową Izbą Odwoławczą